Registre de cave : ce qu’exige la douane
Par Pierre Trévin Mis à jour le
Vous tenez au domaine trois registres, réunis en un seul document si vous le souhaitez : entrées et sorties de vin, opérations œnologiques, produits œnologiques.
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L’essentiel
- Chaque ligne porte le lot, la date, la quantité, le produit et la référence du document d’accompagnement. Vous inscrivez une entrée le jour ouvrable suivant la réception, une sortie le troisième jour ouvrable suivant l’expédition.
- Vos ventes au caveau peuvent tenir en une ligne par vin et par mois, si ce vin est conditionné uniquement en récipients de dix litres au plus.
- Vos registres et leurs pièces se conservent dix ans.
- Dans Odoo, chaque livraison et chaque mise en bouteille que vous validez devient un mouvement de vin, lot par lot. Tenu sur ordinateur, votre registre de cave demande un complément, que nous construisons avec vous.
Trois registres, que vous pouvez réunir en un seul
Dès que vous détenez du raisin, du moût ou du vin, la douane vous demande trois registres, que vous soyez récoltant, cave coopérative ou négociant :
- le registre des entrées et sorties, pour chaque lot qui arrive au domaine ou qui en part ;
- le registre des opérations œnologiques : l’enrichissement, l’acidification et vos autres traitements du vin ;
- le registre des produits œnologiques : sucre, moûts concentrés, produits d’acidification ou de désacidification, eaux-de-vie de vin, marcs et lies.
Source : Tenue des registres viti-vinicoles, douane.gouv.fr
« Registre de cave » est le mot courant ; la douane parle de registres viti-vinicoles. Pour un entrepositaire agréé, ces registres forment sa comptabilité matières (code général des impôts, annexe II, article 286 I). Vous pouvez les regrouper sur un seul document, selon le même article : c’est le « registre de cave unique ».
Ce que porte chaque ligne, et quand l’inscrire
Pour chaque entrée et chaque sortie de vin, la ligne porte :
- le numéro du lot ;
- la date de l’opération ;
- la quantité entrée ou sortie ;
- le produit ;
- la référence du document d’accompagnement : un DAE, un DAES, un DSA ou la facture qui tient lieu de DSA.
Vous inscrivez une entrée au plus tard le jour ouvrable suivant la réception, une sortie le troisième jour ouvrable suivant l’expédition. Une opération œnologique s’inscrit le jour ouvrable suivant, un enrichissement le jour même.
Les sorties d’un même vin conditionné uniquement en récipients de dix litres au plus, munis d’une fermeture non récupérable, peuvent s’inscrire en un total par mois. Vos ventes au caveau tiennent alors en une ligne par vin et par mois.
Source : règlement d’exécution (UE) 2018/274, article 20, paragraphe 5
Vous pouvez aussi porter les opérations d’un mois sur vos registres jusqu’au 10 du mois suivant, si vos pièces justificatives permettent à la douane de contrôler, à toute réquisition, vos entrées, vos sorties et vos manipulations.
Source : Article 286 I de l’annexe II du code général des impôts, Légifrance
Sur papier ou sur ordinateur
La forme de vos registres est libre, dès lors que chaque information exigée y figure. Sur papier, vos feuillets sont fixes et numérotés dans l’ordre, et vous inscrivez chaque opération à sa date, « sans blanc ni rature ».
Sur ordinateur, votre registre suit les règles de l’article 50-00 D de l’annexe IV du code général des impôts. La douane peut vérifier que votre système les respecte.
Source : Article 50-00 D de l’annexe IV du code général des impôts, Légifrance
Au plus tard le 10 de chaque mois, vous faites la balance de vos registres, et vous déposez votre DRM sur CIEL. Une fois par an, vous les clôturez par un inventaire de votre stock.
Ce qu’Odoo change pour vos registres
Dans Odoo, vous enregistrez chaque mouvement de vin par lot : la vendange rentrée en cuve, le transfert d’une cuve à l’autre, l’assemblage, la mise en bouteille. Quand vous validez une livraison pour facturer, le vin sort du bon lot.
Odoo totalise les sorties du mois vin par vin, pour votre balance, et vous donne votre stock à la date de clôture.
Tenu sur ordinateur, votre registre de cave demande un complément à Odoo, que nous construisons avec vous pour votre domaine.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que le registre de cave unique ?
Le registre de cave unique réunit sur un seul document vos trois registres viti-vinicoles : entrées et sorties, opérations œnologiques et produits œnologiques. L’expression est courante ; la douane écrit que « ces données peuvent figurer sur un même document », sur sa page Tenue des registres viti-vinicoles. Vous choisissez sa forme, dès lors qu’il porte chaque information requise.
Le registre de cave se dépose-t-il à la douane ?
Non : vous le tenez au domaine, là où le vin est détenu, et vous déposez les déclarations que vous en tirez, comme votre DRM sur CIEL.
Combien de temps conserver le registre de cave ?
Dix ans à compter de la dernière opération inscrite, avec vos pièces justificatives. Le code général des impôts renvoie à l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales. La loi du 25 juin 2026 y remplace six ans par dix, pour les documents et pièces dont le délai expire après le 1er janvier 2027.
Un tableur peut-il servir de registre ?
Non : un registre sur ordinateur suit les règles de l’article 50-00 D de l’annexe IV du code général des impôts. Dans un tableur ordinaire, chaque case reste modifiable. Le registre papier, aux feuillets fixes et numérotés, est la voie la plus simple.
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